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Digitalização

DIGITALIZAR

Processo através do qual se integram registros de todos os suportes no computador.

pdf Papéis, desenhos, microfilmes e microfichas
jpg Fotos, negativos, cromos e slides
mpeg Filmes e fitas de vídeo
mp3 Fitas de áudio

INDEXAR

Todos os arquivos digitais exigem um rótulo que identifique o seu conteúdo.

O rótulo pode trazer os identificadores associados na raiz do arquivo, modo autônomo e acessível em qualquer computador, limitado a 70 caracteres.

Para identificar com maiores detalhes, incluindo departamento, data, tipo e descrição, gera-se o arquivo identificado por numeração sequencial junto com a linha de dados (.csv) identificada com o mesmo número, trazendo todos os identificadores de cada arquivo.

A opção de identificar os arquivos com a correspondente linha de identificação em arquivo separado permite que o acervo digital gerado seja gerenciado por sistemas complementares como GED, ECM e ERP diversos, a qualquer tempo.

Tipos de indexação:
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Indexação automática

Por OCR, em formulários cujos indexadores estão impressos sempre na mesma posição.
Indexação manual

Por digitação, em documentos cujos indexadores estão destacados.
Profile

Feito por profissional com formação no assunto documentado. A extração dos indexadores exige a leitura técnica do documento.

O Profile geralmente destina-se ao destaque de dados estruturados

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